団体旅行の幹事が把握しておくべき注意点は？

団体旅行の幹事が知っておきたいこと

これまでに団体旅行に一度も参加したことがない人は少ないでしょう。

学生時代の修学旅行もその一つといえます。

しかし、社会人になってからの団体旅行と一緒にしてはいけません。

後者にはいろいろなパターンがあり、それに応じて注意すべきポイントが変わってくるからです。

特に幹事の役割を務めるのであれば、いろいろと検討する必要があります。

１.準備期間をしっかり考える

たとえば、大人数の旅行の場合は準備に必要な期間について、自分でしっかりと考えなければなりません。

幹事であれば、できるだけ早くスケジュールを確定させたいというのが普通です。

そのため、ずいぶんと前からメンバーの出欠を取る人が少なくありません。

しかし、あまり早く尋ねられても困ってしまう人が多いです。

遠い先のことを早期に確約するのは簡単ではありません。

したがって、まだ分からないという回答が多くを占めることが予想されます。

だからといってギリギリに出欠を取ろうとすると、多くの人が先に予定を入れてしまいかねません。

1カ月だとすでに予定が埋っていることも十分にありえます。

したがって、2カ月か3カ月前ほどが無難といえるでしょう。

4カ月前でも構いませんが、先述のように答えられない人が多い場合もあります。

もう一つの方法として、キャンセル可能な期限を明確にしたうえで出欠を取るという手が挙げられます。

この方法であれば、早めに尋ねても気軽に回答してくれる人が多いです。

無料でキャンセルできる期間と有料になる期間があるなら、それも明らかにしておかないとトラブルの原因になりやすいので注意しましょう。

また、団体旅行で人気の行き先の場合は早めの確保を考えておく必要もあります。

２.団体旅行を実施するタイミングを考える

さらに、ポイントになるのは団体旅行を実施するタイミングです。

もしゴールデンウイークや夏期休暇などの長期休暇中に行うなら、基本的にはいつもより早めに進めておきましょう。

何カ月も前から予定を入れてしまう人も珍しくないからです。

さきほどの例外として、半年前ごろから出欠を取っても早すぎではありません。

もちろんキャンセル可能な期限も提示するなどの配慮が求められます。

実施日が近づいてきたら、あらためて確認のためのアナウンスを行うと良いでしょう。

さすがに半年も前だと忘れている人もいるかもしれません。

他のテクニックとしては、行き先を決める段階からメンバーを巻き込むという手もあります。

一緒に計画を練ってコミュニケーションの機会を増やすことにより、おのずとの参加者が明確になって変更がある場合も早くしやすくなるからです。

最終更新日 2025年7月7日 by boomsabotage